Wat is de wetgeving rondom het delen van gespreksverslagen?

Rondom gespreksverslagen, opnamen, leerlingendossiers en beeldmateriaal zijn er veel wetten en regels. Hieronder lichten we ze kort toe.

Delen van een gespreksopname
Het is niet verstandig om een opname van een gesprek te delen. Het kan namelijk een inbreuk op het recht op privacy van de ander vormen. Een uitzondering hierop is als er sprake is van een groot (maatschappelijk) belang om het gesprek te delen. Denk aan zeldzame situaties waarin de geheimhoudingsplicht van een benoemingscommissie wordt geschonden.

Je hebt dus niet snel een belang om een opname van een gesprek te delen.

Delen van het leerlingdossier van jouw kind
School moet de resultaten, de ontwikkelingen en het gedrag van je kind opnemen in een leerlingdossier. Dit dossier kan bijzondere persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld over de gezondheid van jouw kind. Daarom mag de school het leerlingdossier niet zomaar verstrekken aan bijvoorbeeld een bijlesinstituut.

In het leerlingdossier mogen alleen gegevens staan die noodzakelijk zijn en juist zijn. Het dossier moet goed beveiligd zijn en mag niet langer worden bewaard dan nodig is. Voor de meeste gegevens geldt een termijn van twee jaar na uitschrijving van school.

Delen van beeldmateriaal
Iedereen heeft toestemming nodig voor het verwerken van persoonsgegevens, waaronder beeldmateriaal, zoals foto’s of filmpjes van je kind. Naast de wettelijke taken van de school, zoals het verzorgen van onderwijs, hebben veel scholen ook behoefte aan gegevens voor andere doeleinden. Denk aan beeldmateriaal voor de promotie van de school of verslagen van schoolactiviteiten.

Jij als ouder moet toestemming geven voor het gebruik van beeldmateriaal van je kind door school. Deze toestemming moet specifiek zijn. Dat betekent dat een foto die oorspronkelijk is gemaakt voor in de schoolgids niet zomaar op Instagram mag worden gepubliceerd.

Pas ook op met het delen van foto’s van andere kinderen: ook daarvoor heb je toestemming nodig.