Beheerder - Formele bijdragen

Sommige informatie wil je kenmerken als officiële informatie, waar men er vanuit mag gaan dat die informatie de juiste is en up to date! Binnen Harmonics is de optie om bijdrage aan te merken als 'formele' bijdrage. Wat gebeurt er dan?

• In de bijdrage wordt getoond dat een bijdrage formeel is
• Aan de bijdrage komt een herzieningsdatum. De auteur en mensen met schrijfrechten krijgen 2 maanden voor deze datum een notificatie en op het moment van herziening een actienotificatie. Deze verdwijnt alleen als de herzieningsdatum verplaatst is naar de toekomst (en daarmee hopelijk ook herzien wordt).
• In de bijdrage wordt getoond of de bijdrage op tijd herzien is
  • Zo ja, dan zie je in het groen 'Formele bijdrage'.
    
    
  • 
  • Zo nee, dan zie je in het rood 'De herzieningsdatum is verlopen'.
    
    
  • Ook in de zoekresultaten zie je dat de bijdrage aangemerkt is als formeel.
    

Waar gebruik je de formele bijdragen voor?

• Deze functionaliteit zien we het meest gebruikt worden als een kwaliteitshandboek binnen Harmonics geplaatst is. Alle bijdragen met daarin de vastgestelde documenten worden als formeel aangemerkt en geplaatst binnen een groep 'kwaliteitshandboek' o.i.d.
• Groepen met statische informatie vanuit stafafdelingen. Bijvoorbeeld een HR groep met daarin hun regelingen, procedures en beleid.
• Voor aparte bijdragen met daarin informatie die regelmatig herzien moet worden en waarvan je men wilt laten zien dat dat de juiste informatie is. Een lijstje met contactgegevens van externen, een ICE lijst van collega's, etc.

Hoe maak je een bijdrage 'formeel'?

• Allereerst moet de platformbeheerder de groep waarin deze berichten mogen staan rechten geven. Dit kan in de admin van de groep bij 'rechten'. Iedereen die berichten in deze groep mag plaatsen kan nu formele bijdragen plaatsen in deze groep.
• Vervolgens maak je een bijdrage aan en geef je bij 'meer opties' aan dat het een formele bijdrage is en wanneer deze herzien moeten worden
• Bepaal wie auteur/eigenaar zijn van deze bijdrage / de informatie en wie deze beheerd. Deze mensen maak je resp. Hoofdauteur en geef je schrijfrechten.

Hoe beheer je formele bijdragen?

• Overzicht in formele bijdragen: Je kunt op je werkplek een overzicht (dynamische widget) maken met daarin alle formele bijdragen uit een groep, gesorteerd op herzieningsdatum.
• Sturen op formele bijdragen: Als groepsbeheerder kun je een lijstje uitdraaien met alle formele bijdragen in de groep (bij Admin). Hierin zie je o.a. of de herzieningsdatum verlopen is en wie zijn de auteurs/co-auteurs zijn.
• Bovenstaande kan ook op platformniveau door de platformbeheerder.