8. Doorontwikkeling van TOP dossier

TOP dossier staat voor Totaal Ontwikkel Plan. We gebruiken het als instrument bij het bepalen van wat een kind nodig heeft. Dit doen we samen met alle betrokkenen: leerling, ouders, leerkracht en eventueel intern begeleider, jeugd- en gezinscoach of andere partners. Het is een hulpmiddel voor het realiseren van passend onderwijs en passende zorg.

Alle scholen maken gebruik van TOP dossier, wel zijn er verschillen tussen scholen hoe ze invulling geven aan het werken met TOP dossier. Dit schooljaar hebben we meer gekeken naar de inhoudelijke kwaliteit van TOP dossier om op die manier te doen wat nodig is voor ieder kind.

Doorontwikkeling kwaliteit TOP dossier

In het schooljaar 2021-2022 zijn de volgende nieuwe releases doorgevoerd in TOP dossier en SWV 2.0.

• Monitor 2.0
  De eerste twee onderdelen van de nieuwe monitor zijn live! Dit zijn de onderdelen: Algemeen Dashboard & Exports. In de komende maanden zullen de volgende drie onderdelen volgen: Ondersteuning, TLV en Toelaatbaarheid & Activiteiten. Per gebruikersprofiel kunnen de verschillende onderdelen van de monitor geactiveerd worden.

• Algemeen Dashboard
  Het algemeen dashboard is voor elke gebruiker gepersonaliseerd en toont dan ook direct een overzicht van de huidige situatie. Dit is gebaseerd op de datum/tijd van vandaag en op basis van de rechten (scholen en activiteiten die zijn gekoppeld) van de gebruiker. Het dashboard bestaat uit de volgende onderdelen: Algemene statistieken TOP dossiers: Aantal gedeelde dossiers; Aantal Actief; Aantal Gearchiveerd; Activiteiten; Aantal openstaande activiteiten; Aantal openstaande urgente activiteiten.

• TLV en Toelaatbaarheid

Aantal lopende aanvragen (Dit zijn TLV vragen waarvan het TLV proces nog niet volledig is afgerond).

Ondersteuning
- Aantal lopende aanvragen (Dit zijn Ondersteuning vragen die nog niet zijn afgerond.
- Aantal actieve Ondersteuningen (Dit zijn de actieve Ondersteuningen per toolbox optie)

• Exports
  De oude export functionaliteit is vernieuwd

• Restrictie op bestandsgrootte (maximaal 5MB)
  Bestanden groter dan 5MB kunnen niet meer geüpload worden binnen het Logboek en kunnen daarom ook niet meer gedeeld worden met de school.

• Bewaartermijnen TOP dossier/ SWV

M.i.v. 2022 hanteert TOP dossier de volgende automatische bewaartermijn:

• • Bewaartermijn van 3 jaar na afgifte van een advies of beschikking.
    Voor alle informatie van de leerling aangaande het gegeven advies, de evt. toewijzing, informatie over de lichamelijke en geestelijke gesteldheid van de leerling en algehele dossiervorming.
  • Bewaartermijn van 7 jaar na afgifte van een advies of beschikking.

Voor alle gegevens m.b.t. een afgegeven beschikking en de bekostigingsinformatie.