4. Governance

PPO-NK is een stichting dat bestuurd wordt volgens het raad-van-toezicht-model. In bovenstaand figuur is de governance-structuur van PPO-NK weergegeven in het blauwe deel.

• De directeur-bestuurder is eindverantwoordelijk voor het inhoudelijke, het personeels- en financieel beleid van de stichting.
• De Raad van Toezicht (RvT) treedt op als werkgever van het bestuur en houdt toezicht op de directeur-bestuurder.
• De bestuurders van de 14 deelnemende schoolbesturen vormen samen de deelnemersraad en treden op als juridisch eigenaar.
• Het moreel eigenaarschap is in handen van de Ondersteuningsplanraad (OPR), waarin een vertegenwoordiging van ouders en onderwijsprofessionals zitting neemt.
• De formele medezeggenschap van de medewerkers van het samenwerkingsverband is geregeld via de PMR.

Horizontale verantwoording

Gezamenlijk vormen de OPR, de Deelnemersraad, de Raad van Toezicht samen met de directeur-bestuurder en het team het fundament van het samenwerkingsverband, zodat onderwijsprofessionals, ouders en partners zo goed mogelijk samen kunnen werken ten behoeve van de ontwikkeling van de leerlingen. We werken als samenhangend en samenwerkend besturingssysteem waarbij bestuur, toezicht en medezeggenschap elkaar scherp houden. De Code goed bestuur PO is ingebed in onze governance structuur.

In het schooljaar 2021-2022 en augustus - december 2022, instemming verleend op de volgende stukken (waarbij de stukken planmatig en volgordelijk door de verschillende gremia zijn besproken en/of vastgesteld):

• Ondersteuningsplan 2022-2026
• Jaarplan 2021-2022
• Jaarplan 2022 augustus-december
• Jaarplan 2023
• (meer)Jarenbegroting 2022 (augustus - december)
• (meer)Jarenbegroting 2023

Gecombineerde bijeenkomsten OPR, DR en RvT

• De bijeenkomst van 28 september 2021 stond in het teken van het versterken van de interacties met het kind en haar directe leefomgeving en de pedagogische alliantie. De bijeenkomst werd afgesloten met de vraag: Wat is jouw bijdrage aan de ontwikkeling van een kind? Alle aanwezigen werd gevraagd om een brief aan een virtueel kind te schrijven met een belofte voor de toekomst. Het was indrukwekkend en inspirerend toen ieder zijn eigen brief voorlas! De passie om verschil te maken is enorm.
• De tweede gezamenlijke bijeenkomst was op 5 april in deze bijeenkomst hebben we verkend hoe we als organisatienetwerk het samenspel kunnen versterken met het oog op onze inhoudelijke ambities. We hebben stilgestaan bij de besluitfase en ontwerpfase van het design-based besturingsmodel (bekijk hier het model). En hebben geconcludeerd dat binnen PPO-NK met name veel ontworpen wordt.
• De derde bijeenkomst op 25 oktober 2022 betrof een ontwerpsessie rond het schoolondersteuningsprofiel. Tijdens deze bijeenkomst werd het verlangen naar een dekkend werkgebied omarmd.

Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht is sinds schooljaar 2019-2020 actief. Zij richt zich meer op de toezichthoudende taken.

In bijgesloten bestuursverslag doet de Raad van Toezicht verslag ten aanzien van haar werkzaamheden en bevindingen.

De Deelnemersraad

De Deelnemersraad is in het schooljaar 2021-2022 zes keer bijeengekomen. Hierbij zijn de volgende onderwerpen besproken:

• In het nieuwe schooljaar startte de Deelnemersraad met een bijeenkomst van een volle dag. Hierin werd betekenis gegeven aan de conceptversie van het Ondersteuningsplan, werd een ontwerp gemaakt van een nieuwe leercontext voor leerlingen die hun veerkracht versterkt en inclusie mogelijk maakt en is het samenspel onder de loep genomen.
• Tijdens de bijeenkomst van 15 februari 2022 zijn het conceptverslag van 1 juni en het concept schooljaarverslag vastgesteld. En is er instemming verleend op de klachtenregeling en de inhoud van de memo functie ambulant begeleider nieuwkomers. Belangrijke mededelingen waren:
  • De 25 verbeterpunten van Arie Slob, de Storytelling tool Vertellis die ingezet gaat worden voor de versterking van het Oudersteunpunt met de pijler signaleren zoals beschreven in de Leidraad voor inrichting oudersteunpunten
  • De toekenning Subsidie Gelijke Kansen, deze subsidie, die samen met het samenwerkingsverband VO, de gemeente Alkmaar en de betrokken scholen en schoolbesturen is aangevraagd, maakt het mogelijk om ‘Wegwijs in het gedrag van kinderen’ en de Transformatieve school (VO) verder uit te bouwen in onze regio.
  • Verder stond ook het concept ondersteuningsplan 2022-2026 op de agenda. Naast een aantal aanbevelingen spraken de deelnemers hun complimenten uit voor het zorgvuldig doorlopen proces.
• De Deelnemersraad is in het 3^e trimester tweemaal samengekomen. Tijdens deze bijeenkomsten stonden de deelnemers stil bij ontwerpvraagstukken die belangrijk zijn in het samenspel rond het dekkend netwerk van PPO-NK. Er werd o.a. stilgestaan bij de Oekraïense vluchtelingen, het ondersteuningsplan, het jaarplan en de begroting voor eind 2022.
• De Deelnemers raad is in het 4^e trimester tweemaal samengekomen op 25 oktober en 29 november. Tijdens deze bijeenkomsten stonden de deelnemers stil bij ontwerpvraagstukken die belangrijk zijn in het samenspel voor het dekkend netwerk binnen PPO-NK, het verdiepend onderzoek het verantwoord besteden van middelen op 3 oktober door de Inspectie, het veerkrachtpact, de evaluatie van het jaarplan 2022 aug-dec, het jaarplan 2023 en de (meerjaren)begroting 2023 en onderwijszorggroep de Klim.

Ondersteuningsplanraad

De OPR is in het schooljaar 2021-2022 diverse keren bijeengekomen.

Het jaar 2022 was voor de OndersteuningsPlanRaad van PPO Noord-Kennemerland om verschillende redenen een bewogen jaar. Het jaar startte met een grote groep nieuwe leden, doordat rond de zomervakantie van 2021 veel leden waren afgetreden. Dat maakte dat de rol- en taakverdelingen nog niet duidelijk waren ingevuld.

De belangrijke taak om in te stemmen met het Ondersteuningsplan 2022-2026 stond prominent op de agenda en met de nog onervaren groep bleek dat een flinke kluif, vooral toen in januari de voorzitter om redenen van gezondheid aangaf tussentijds af te willen treden.
Vanaf begin februari werden een externe procesondersteuner en een ambtelijk secretaris betrokken om de OPR en het instemmingsproces op het meerjarenbeleidsplan te ondersteunen. De vice- voorzitter nam de taken van de voorzitter over.

Er werd negenmaal vergaderd in de vergaderruimte aan de Hertog Albrechtweg, waarvan op 28 februari een ingelaste vergadering om het conceptstuk Ondersteuningsplan 2022-2026 te behandelen. Na de extra overleggen en de toelichtingen op dit stuk, kon de voorzitter op 4 april een positief besluit met de directeur-bestuurder delen en aangeven dat de OPR in meerderheid had ingestemd. De kritische opmerkingen betroffen vooral tekstdelen en doelstellingen die in de ogen van de OPR te algemeen of te vaag waren geformuleerd.

In de interne delen van de vergaderingen werd veel tijd en aandacht besteed aan het positioneren van de OPR. Zo werd de managementcyclus besproken en werd toegelicht dat de cyclische stukken zoals Jaarplan, Jaarverslag i.c.m. Accountantscontrole en Trimesterrapportages helpen bij het volgen van het proces en het meten van de resultaten. Door steeds met elkaar in het gesprek de vraag te stellen of de gemaakte keuzes en de besluiten logisch en navolgbaar zijn, door bij de uitgaven na te gaan of de middelen doelmatig en rechtmatig zijn besteed, konden de stukken naar tevredenheid op inhoud gewogen worden.

Om te komen tot een professionaliseringsslag heeft de OPR bewuste keuzes gemaakt, bijvoorbeeld in het organiseren van plenaire en interne vergaderdelen, in het formeler benaderen van de stukken en in de afrondingen, zoals de besluitvormingen en verslagleggingen.
Bovendien heeft de OPR een eigen jaarplanning gemaakt met een onderwerpenverdeling op de langere termijn, waarbij ieder lid zich heeft opgegeven voor twee aandachtsvelden. De betreffende leden zullen in de stukken die aangeboden worden, dieper ingaan op die specifieke onderwerpen, terwijl de overige leden het stuk als geheel behandelen.

Van alle vergaderingen zijn verslagen gemaakt, welke als interne stukken opgeslagen zijn. Er zijn actie- en afsprakenlijsten gemaakt die lopende zaken en genomen besluiten borgen. Er is een archief aangemaakt met de stukken en er is een gedeelde werkomgeving aangelegd. Deze digitale plek wordt nog niet door alle leden benut, maar we hopen dat het een gezamenlijke plek wordt waar we stukken terug kunnen zoeken. We voeren de discussie nog over welke informatie en in welke vorm we dat met andere betrokkenen willen delen.

Ook stellen we periodiek een Trimesterrapportage op, welke als onderdeel wordt toegevoegd in de openbare digitale rapportages van de organisatie.

Aan het einde van 2022 kon teruggekeken worden op een jaar waarin grote stappen zijn gemaakt. Voor het komende jaar willen we de professionaliseringsslag vervolgen. We willen aan de hand van de jaarplanning van de organisatie en van de OPR zelf, de beleidsstukken en de rapportages goed kunnen beoordelen. Ook willen we inzetten op het zoeken van nieuwe leden, want met zeven leden waar er veertien mogen zijn, is sprake van onderbezetting. We zullen hierbij nagaan of de verdeling die ooit gemaakt is en waarbij uitgegaan werd van kiesgroepen vanuit grote, middelgrote, kleine en speciaal onderwijsbesturen nog passend en wenselijk is.

Tenslotte willen we inzetten op de contacten met gremia, zoals scholen, collega’s, ouders, maar ook met het bestuur, leden van het stafbureau en de toezichthouders. We willen steeds nagaan op welke wijze we de informatie-uitwisseling en de communicatie optimaal kunnen laten verlopen.

Het is fijn om vast te kunnen stellen dat we in 2022 niet stil zijn blijven staan, maar dat we ons ontwikkeld hebben tot een medezeggenschapsraad die zich bewust is van zijn rol en positie. Daarnaast zijn er voldoende ambities om ook 2023 zinvol in te vullen, om te komen tot een hoger niveau en tot verfijning in de werkwijze en in de communicatie.

PMR

Het doel van de PMR is, dat besluiten zorgvuldig worden genomen waarbij de belangen van het personeel van PPO-NK in het oog worden gehouden. Kerntaken van de PMR zijn:

• gevraagd en ongevraagd advies geven over onderwerpen die het personeel van PPO-NK aangaan;
• meerjarenbegroting en bestedingsplan;
• jaarplan en (na)scholing;
• nieuw Ondersteuningsplan;
• aanpassing functiehuis en functieprofielen, thuiswerkvergoeding;
• aanbevelingen RI&E (risico inventarisatie), taakbelasting, medewerkers tevredenheidsonderzoek.

>> Ga terug naar de beginpagina Samen werken aan kwaliteit