TOP dossier staat voor Totaal Ontwikkel Plan. We gebruiken het als instrument bij het bepalen van wat een kind nodig heeft. Dit doen we samen met alle betrokkenen: leerling, ouders, leerkracht en eventueel intern begeleider, jeugd- en gezinscoach of andere partners. Het is een hulpmiddel voor het realiseren van passend onderwijs en passende zorg.

Alle scholen binnen ons samenwerkingsverband maken gebruik van TOP dossier voor uitwisseling met het samenwerkingsverband, wel zijn er verschillen tussen scholen hoe ze invulling geven aan het werken met TOP dossier.

Doorontwikkeling kwaliteit TOP dossier

- Dashboard - Algemeen

Het algemeen dashboard is voor elke gebruiker gepersonaliseerd en toont dan ook direct een overzicht van de huidige situatie. Dit is gebaseerd op de datum/tijd van vandaag en op basis van de rechten (scholen en activiteiten die zijn gekoppeld) van de gebruiker. Het dashboard bestaat uit de volgende onderdelen:

Algemene statistieken TOP dossiers: Aantal gedeelde dossiers; Aantal Actief; Aantal Gearchiveerd; Activiteiten; Aantal openstaande activiteiten; Aantal openstaande urgente activiteiten.

Per gebruikersprofiel kunnen de verschillende onderdelen van de monitor geactiveerd worden.

- Dashboard - TLV en Toelaatbaarheid

• Aantal lopende aanvragen
• Ondersteuning
• Aantal lopende aanvragen
• Aantal actieve Ondersteuningen

• De export functionaliteit is onlangs vernieuwd waardoor deze gebruiksvriendelijker is.

- Bewaartermijnen TOP dossier voor het samenwerkingsverband.

De met het SWV gedeelde dossiers worden alleen gebruikt voor de mdo’s, arrangement of tlv aanvraag. Voor al deze dossiers geldt een wettelijke bewaartermijn.

TOP dossier hanteert de volgende automatische bewaartermijn:

• Bewaartermijn van 3 jaar na afgifte van een advies of beschikking.
  Voor alle informatie van de leerling aangaande het gegeven advies, de evt. toewijzing, informatie over de lichamelijke en geestelijke gesteldheid van de leerling en algehele dossiervorming. Na deze periode worden de dossiers ‘gestript’ van persoonlijke informatie en alleen voor financiële bekostigingsinformatie bewaard.
• Bewaartermijn van 7 jaar na afgifte van een advies of beschikking. Voor alle gegevens m.b.t. een afgegeven beschikking en de bekostigingsinformatie.

Nieuwe releases – SWV applicatie (SWV release 30.0)

• Instellen notificatie mogelijkheden.
• Tekstueel aanpassen van het TLV proces vanuit het logboek.
• Mogelijkheid om een dossier toe te wijzen aan een extra betrokken consulent.
• aanpassing van de datumvelden in de monitor exports waardoor deze beter sorteerbaar zijn.

Gebruikers update oktober/november 2023

• Nieuwe functionaliteit Samenwerkingsverband-omgeving (beheer): Vanaf 09-11-2023 introduceren we een nieuwe functionaliteit waarmee er meerdere gebruikersprofielen gekoppeld kunnen worden aan een medewerker in onze Samenwerkingsverband-omgeving.
• URL wijziging voor de TOP dossier schoolomgeving: Voor een eenvoudigere toegang tot het TOP dossier én om beter aan te sluiten bij ons merk, verhuizen we de huidige URL van de TOP dossier schoolomgeving.
• Vanaf 23-11-2023 kun je inloggen op de TOP dossier schoolomgeving via https://inlog.topdossier.nl.
• Nieuwe contactgegevens support: Wij staan voor je klaar! Als je vragen hebt of ondersteuning nodig hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons support-team. We zijn op werkdagen telefonisch bereikbaar tussen 9:00 en 14:00 uur via 06 13 311 125 en uiteraard de gehele dag via e-mail (support-topdossier@perspectiefopschool.nl).

Gebruikers update december 2023

• De scholen zijn geïnformeerd over over een essentiële wijziging m.b.t. het gebruik van de Cito DULT-koppeling binnen TOP dossier (vanuit zowel 'Cito Leerling in Beeld’ als ‘Cito LVS). Let op: dit is alleen van toepassing wanneer de koppeling al in gebruik is.
• Vanwege de recente URL-wijziging van TOP dossier bij het inloggen, is het noodzakelijk om ook een wijziging door te voeren in jouw eigen Cito omgeving voor de koppeling tussen Cito en TOP dossier. Via deze koppeling worden alle toetsgegevens in TOP dossier geïmporteerd en automatisch opgenomen in de TOP dossiers van de leerlingen. Om ervoor te zorgen dat de Cito DULT-koppeling feilloos blijft functioneren, vragen wij je om vóór 15-01-2024 de ingestelde URL om te koppelen met TOP dossier te wijzigen naar de nieuwe omgeving. Deze aanpassing dient handmatig te worden uitgevoerd binnen de programma’s ‘Cito Leerling in beeld’ en/of ‘Cito LVS’.