Financiële rapportage schooljaar 2020-2021

1. Inleiding

Met deze memo geef ik een toelichting op de exploitatie over de periode augustus 2020 – juli 2021 (3^e en laatste rapportage van schooljaar 2020-2021).

Vooraf ten aanzien van de cijfers:

• De begroting 2020-2021 is opgenomen zoals vastgesteld door de directeur – bestuurder en goedgekeurd door de RvT.
• De rapportage is gebaseerd op alle ontvangen bedragen, beschikkingen en ingevoerde facturen die tot en met 28 september 2021 door OOG in het boekhoudkundig systeem zijn verwerkt voor zover deze betrekking hebben op de rapportageperiode:
  • De afschrijvingen zijn tot en met 31 juli 2021 verwerkt op basis van de geboekte investeringen, zowel voor de activa die op 1 augustus 2020 reeds aanwezig waren als voor de nieuw geactiveerde posten;
  • De bankafschriften zijn verwerkt tot en met 31 juli 2021;
  • De loonjournaalpost is verwerkt tot en met juli 2021 inclusief verwerking van de reserveringen en betalingen voor de eindejaarsuitkering en vakantiegeld.
• Met OOG is afgesproken dat vanaf heden niet meer geboekt wordt in schooljaar 2020-2021, uitzonderingen daargelaten (het deel dat betrekking heeft op kalenderjaar 2020 is sowieso al volledig afgesloten i.v.m. het opstellen van de jaarrekening 2020). Daarmee sluiten we schooljaar 2020-2021 in financieel – administratief opzicht af. Eventuele correctieboekingen die betrekking hebben op de maanden januari tot en met juli 2021 zullen worden opgenomen in latere periodes, zodat deze dan meelopen in de rapportages over schooljaar 2021-2022.

Tenslotte heeft per 1 september een wisseling van controller plaatsgevonden: Michel van Dongen heeft de werkzaamheden van Rob Naarden overgenomen.

2. Totaal overzicht en samenvatting

In onderstaand overzicht zijn de werkelijke cijfers over schooljaar 2020-2021 afgezet tegen de begroting 2020-2021. Ter vergelijking zijn opgenomen:

• de werkelijke cijfers over schooljaar 2019-2020 (cijfers ontleend aan rapportage van Rob Naarden dd. 23 september 2020)
• de werkelijke cijfers over kalenderjaar 2020 (cijfers ontleend aan de jaarrekening 2020 en herschikt op basis van de gehanteerde interne categorisering).

Samenvatting

Het financieel resultaat voor 2020-2021 is begroot op een tekort van € 1,235 miljoen. Het gerealiseerd financieel resultaat bedraagt ca. € 979.000 negatief (79% van het begrote tekort). Daarmee is het financieel resultaat over schooljaar 2020-2021 minder negatief dan verwacht.

De totale baten zijn in 2020-2021 ca. € 1,036 miljoen (8%) hoger dan begroot. Dat komt vooral door de opwaartse aanpassingen van de Rijksbekostiging als gevolg van tariefsaanpassingen door DUO.

De lasten zijn in 2020-2021 ca. € 781.000 (5%) hoger dan begroot. Dat komt vooral door hogere overdrachten en de bestedingen aan onderwijs(zorg)arrangementen (zware ondersteuning).

Van het totaalresultaat van € 979.000 negatief, heeft ca. € 390.000 betrekking op de maanden augustus tot en met december 2020 (en is dus reeds verwerkt in de jaarrekening 2020) en ca. € 590.000 op de eerste 7 maanden van 2021 (te verwerken in de jaarrekening 2021).

Het gerealsieerde tekort wordt in mindering gebracht op het iegen vermogen. De totale omvang van het eigen vermogen bedraagt per 31 juli nog ca. € 585.000.

In de onderstaande paragrafen volgt een nadere toelichting op de baten en lasten. In paragraaf 5 is een nadere toelichting opgenomen op de balans per 31 juli 2021 en de daaronder liggende posten.

3. Baten

Rijksbijdragen

De Rijksbijdragen bestaan uit de bekostiging voor lichte en zware ondersteuning, beide weer verdeeld in personeel en materieel (in de praktijk vormen deze deel-bekostigingen een lumpsum). De personele bekostiging wordt per schooljaar berekend en beschikt, de materiële bekostiging per kalenderjaar. De Rijksbijdragen waren voor schooljaar 2020-2021 begroot op € 12,078 miljoen. De gerealiseerde Rijksbijdragen bedragen € 13,029 miljoen en zijn daarmee ca. € 951.000 (68%) hoger dan begroot.

De belangrijkste reden daarvan is de opwaartse aanpassing van de personele bekostigingstarieven door DUO voor schooljaar 2020-2021, respectievelijk in oktober 2020 en juli 2021 (totaaleffect ca. € 645.000). Daarnaast is de aanpassing van de bekostiging over schooljaar 2019-2020 (effect € 305.000) ook boekhoudkundig verantwoord in schooljaar 2020-2021. De tarieven voor de materiële bekostiging zijn per 1 januari 2021 aangepast, maar het effect daarvan op de totale bekostiging voor 2020-2021 is kleiner (slechts 7/12^e deel) en de vereveningsbijdrage op de materiële vergoeding, waarmee in de begroting nog wel rekening was gehouden, is op 31 december 2020 beëindigd (deze speelt in 2021 dus geen rol meer).

De verhoging van de tarieven voor schooljaar 2020-2021 heeft ook consequenties voor de lasten, omdat daarmee ook automatisch de TLV-bedragen voor het speciaal onderwijs stijgen (zie overdrachten).

Overige baten

De overige baten waren voor het schooljaar 2020-2021 begroot op ca. € 333.000. De gerealiseerde overige baten bedragen ca. € 419.000 en zijn daarmee ca. € 85.000 (26%) hoger dan begroot. De specificatie van de overige baten is als volgt:

Ter toelichting:

• Grensverkeer: de opbrengst is hoger dan begroot, omdat er sprake is van meer inkomend grensverkeer. De inning van inkomend grensverkeer SBO op basis van de telling van 1 oktober 2020 is in februari 2021 gestart en verloopt voorspoedig.
• De post subsidiegelden voor HB-onderwijs betreft de vrijval van de ontvangen subsidie. Deze vrijval is opgenomen op basis van de geboekte lasten (de werkelijke bestedingen) met in achtneming van de afspraken m.b.t. cofinanciering. Met de coördinator HB en de werkgebieden zijn hierover recent nieuwe werkafspraken gemaakt, die van toepassing zijn vanaf 1 januari 2021 (omdat in kalenderjaar 2020 geen correctieboekingen meer gedaan kunnen worden). De vrijgevallen baten uit hoofde van de HB – subsidie in 2020-2021 zijn ca. € 69.000.
• De bijdrage van de gemeenten aan de ambulante begeleiding van nieuwkomers is volledig geïnd. De begrote bijdragen van de schoolbesturen voor de AB - nieuwkomers zijn conform begroting in de betaling van de overdrachten ingehouden bij de schoolbesturen en dit overzicht als bate verantwoord.
• De subsidie NRO betreft de aan Oberon gefactureerde bijdrage voor de ten behoeve van die subsidie verrichte activiteiten.
• Subsidie Gelijke Kansen: het bedrag is voor het volledige schooljaar conform begroting ontvangen.
• Ten slotte zijn er bedragen ontvangen waarmee in de begroting geen rekening was gehouden:
  • De subsidie van de Gemeente Langedijk voor het Hands On – project t.b.v. het onderwijsachterstandenbeleid (de subsidie is ontvangen voor geheel 2021, hier is alleen het deel voor schooljaar 2020-2021 opgenomen);
  • Gelden voor de detachering van een medewerkster naar SAKS (daar staan loonkosten tegenover);
  • De ontvangst van de gedifferentieerde premie van het Vervangingsfonds (bonus) over 2019 en 2020;
  • De doorbelasting van de kosten voor arrangementen van 2 leerlingen uit andere samenwerkingsverbanden.

Totaal baten

De totale baten waren voor schooljaar 2020-2021 begroot op € 12,411 miljoen. De gerealiseerde baten bedragen € 13,448 miljoen en zijn daarmee ca. € 1,036 miljoen (8%) hoger dan begroot, vooral door de hoger uitvallende Rijksbekostiging.

4. Lasten

Overdrachten

De overdrachten bestaan uit alle betalingen die rechtstreeks via DUO of op basis van beschikkingen door het samenwerkingsverband ten goede komen aan de schoolbesturen. De overdrachten zijn voor het schooljaar 2020-2021 begroot op ca. € 10,889 miljoen. De gerealiseerde overdrachten bedragen ca. € 11,384 miljoen en zijn daarmee ca. € 495.000 (5%) hoger dan begroot. De specificatie van de overdrachten is als volgt:

Basisonderwijs

• De overdrachten voor de basisondersteuning (€ 120 per leerling) en de verlenging van de overgangsregeling in het regulier onderwijs (€ 36 per leerling) zijn uitgevoerd conform begroting.
• De bestedingen via de werkgebieden (toekenning van arrangementen, de toekenning van en uitvoering van HB – activiteiten, voor zover niet door de HB-subsidie gedekt en eigen bijdrage aan de Trimaran) liggen ongeveer op het niveau van de begroting. Per werkgebied is een specificatie beschikbaar van de nog beschikbare saldi; deze blijven volgens afspraak beschikbaar voor volgende schooljaren.

Speciaal basisonderwijs

• De overdracht aan het SBO (inclusief groei per 1 februari) is hoger dan begroot door toename van het aantal SBO – leerlingen; dit beeld strookt met de vorige financiële rapportage;
• Dat geldt ook voor de kosten van het uitgaand grensverkeer: deze is hoger dan begroot omdat het uitgaand grensverkeer zoals dat is geteld op 1 oktober 2020 is hoger dan in 2019 het geval was;
• De bekostiging van de uitvoeringsregeling verlenging LGF is uitgevoerd conform begroting;
• De bekostiging van interventieplaatsen SBO is wat lager dan begroot; deze bekostiging vindt plaats op basis van declaraties achteraf, die lager zijn dan begroot.

Speciaal onderwijs

• De overdracht aan het speciaal onderwijs, die rechtstreeks plaatsvindt door DUO, is hoger als gevolg van de stijging van de TLV-tarieven, zoals bij de baten is aangegeven. Dat geldt ook voor de doorgezette groeibekostiging.

• De bekostiging van interventieplaatsen SBO is wat lager dan begroot, deze bekostiging vindt plaats op basis van declaraties achteraf, die lager zijn dan begroot.

• Er is ruim minder besteed dan begroot aan de intensieve begeleidingsgroepen op De Spinaker (de doorstroomgroep en z.g. plusarrangementen, door verrekening met schooljaar 2019-2020 waarbij de doorstroomgroep niet volledig kon worden gerealiseerd door de eerste lockdown).

Management en Organisatie

Onder de kosten voor Management & Organisatie (M&O) vallen alle kosten van activiteiten en functies die noodzakelijk zijn voor een goede organisatie van het samenwerkingsverband, zodat het samenwerkingsverband de taken om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, kan uitvoeren. M&O is faciliterend voor het primaire proces en omvat o.a. de kosten van de interne organisatie, communicatie, overlegstructuren, beleidsvorming en kwaliteitszorg.

De kosten voor M&O zijn voor het schooljaar 2020-2021 begroot op ca. € 686.000. De werkelijke kosten bedragen ca. € 732.000 en zijn daarmee ca. € 46.000 hoger dan begroot. De specificatie van de post M&O is als volgt:

Opvallende zaken

• De loonkosten M&O zijn iets hoger dan begroot omdat hierin per eind 2020 (in het kader van de afwikkeling van de jaarrekening) ook de dotatie aan de voorziening jubilea en de verwachte premieverhoging van het Participatiefonds in zijn meegenomen. Zonder die extra kosten lopen de loonkosten M&O in de pas met de begroting.
• De post Personeel van derden overschrijdt de begroting doordat de inzet van de controller minder snel kon worden afgebouwd dan gepland en begroot, én door de niet begrote inzet van een netwerkregisseur (Bureau De Bedoeling), waarvoor per eind september een vacature uitstaat (regisseur kwaliteit & bedrijfsvoering).
• De huisvestingskosten komen uit conform begroting; wel moet nog scherper worden gemaakt of alle doorbelastingen aan en van SWV NK VO al volledig zijn gedaan.

• De post Klachten en geschillen is fors hoger dan begroot. Voor deze post werd altijd een relatief laag bedrag begroot, omdat klachten en geschillen niet of nauwelijks voorkwamen. De procedure bij het College voor de Rechten van de Mens heeft geleid tot juridische kosten, waardoor deze post uiteindelijk ruim hoger dan begroot.
• Op de post PR & Communicatie is ruim minder besteed dan begroot omdat als gevolg van de COVID19 – situatie een aantal activiteiten niet is uitgevoerd.
• Op de post Bestuurskosten is minder besteed dan begroot. Hierin zitten de declaraties van de leden van de RvT en een factuur van BMC inzake advisering.
• Er is in schooljaar 2020-2021 voor een bedrag van ca. € 2.100 aan negatieve rente betaald aan de bank (niet begroot), in relatie tot de omvang van de aanwezige liquiditeiten. De verwachting is dat de negatieve rente in het komende schooljaar hoger zal worden, omdat de bank de drempels waarboven negatieve rente in rekening wordt gebracht, heeft verlaagd. We zullen dit najaar nagaan of het overgaan naar de faciliteit Schatkistbankieren een optie is voor het samenwerkingsverband.

Uitvoeringsorganisatie SWV

Onder de kosten voor de Uitvoeringsorganisatie SWV vallen alle kosten van de Onderwijsconsulenten en de kosten voor de ondersteuning bij de uitvoering en ontwikkeling van passend onderwijs.

De kosten voor de Uitvoeringsorganisatie SWV zijn voor het schooljaar 2020-2021 begroot op ca. € 2.070 miljoen. De werkelijke kosten bedragen € 2,311 miljoen en zijn daarmee ca. 241.000 (12%) hoger dan begroot. De specificatie van deze post is als volgt:

Algemene opmerking: het is logischer dat de onderwijszorgarrangementen in de categorie Overdrachten worden ondergebracht, omdat het in feite toekenningen betreft aan voorzieningen bij of door schoolbesturen. Vanwege de aansluiting met de begroting, is de oorspronkelijke indeling gehandhaafd, maar wellicht dat dit in schooljaar 2021-2022 kan worden gewijzigd.

Ter toelichting:

• De loonkosten van de onderwijsconsulenten zijn iets lager dan begroot.
• De kosten van de inhuur van de onderwijsondersteuners zijn iets hoger uitgevallen (een combinatie van indexering van tarieven en het terugbrengen van de inzet vanuit Aloysius vanaf 1 januari jl.)
• De detachering voor de ambulante begeleiding van nieuwkomers loopt via Allente; de kosten zijn iets lager uitgevallen dan begroot.
• Op de post personeel van derden/flexibilisering worden de bestedingen geboekt van de schoolbegeleidingsdienst en de GGD voor expertise rond de TLV-behandeling. De post overschrijdt als gevolg van het inhuren van een consulent die de waarneming verzorgt van een consulent van het samenwerkingsverband, die tijdelijk is gedetacheerd een SBO-school (daar staan detacheringsopbrengsten tegenover).
• Op de begrote post voor de dotatie aan de personeelsvoorziening heeft geen realisatie plaatsgevonden.
• Aan onderwijszorgarrangementen is ruim meer besteed dan begroot. De specificatie van deze post is als volgt:

• Onder de post Bijeenkomsten e.d. is een besteding van ca. € 66.000 opgenomen voor de doorontwikkeling van het samenwerkingsverband (facturen van MEE, OOG, Playing for succes, Bureau de Bedoeling, maatwerk voor Topdossier en de Central Warme Overdracht).
• Voor de besteding op HB, en kansengelijkheid geldt dat hier aan de batenkant inkomsten tegenover staan ter dekking van de opgenomen bestedingen
• Op de begrote post voor Topdossier is iets meer besteed dan begroot vanwege aanpassing van de tarieven door Dotcomschool per 1 januari 2021.

Totaal lasten

De totale lasten waren voor schooljaar 2020-2021 begroot op € 13,646 miljoen. De gerealiseerde lasten bedragen € 14,427 miljoen en zijn daarmee ca. € 781.000 (6%) hoger dan begroot, vooral door hogere overdrachten en de hogere bestedingen aan onderwijs(zorg)arrangementen.

5. Toelichting op balansposten

De balans per 31 juli 2021 ziet er op hoofdlijnen als volgt uit (in vergelijking met de balans per 31 december 2020, zoals opgenomen in de jaarrekening):

Onderstaand is per onderdeel een korte toelichting opgenomen:

Investeringen

Er zijn in 2021 vrijwel geen investeringen gedaan. De waardevermindering van de post materiële vaste activa betreft alleen de geboekte afschrijvingen.

Vorderingen

Deze post bestaat in hoofdzaak uit het saldo van nog te ontvangen Rijksbijdragen op basis van het betaalritme van OCW, de nog openstaande verstuurde facturen en de rekening courant verhouding met Samenwerkingsverband VO Noord Kennemerland.

Liquiditeiten

De liquiditeitspositie is als volgt:

Alle gelden zijn per direct beschikbaar en opneembaar. Uit dit overzicht blijkt een daling van de liquiditeitspositie met ca. € 765.000 ten opzichte van 31 december 2020. De oorzaak van deze daling is gerelateerd aan het gerealiseerde negatieve resultaat. We zullen de liquiditeitspositie in de komende maanden goed moeten bewaken.

Voorzieningen

Er hebben op de voorzieningen in 2021 geen mutaties (dotaties noch onttrekkingen) plaatsgevonden. Deze vinden, indien aan de orde, per jaareinde bij het opstellen van de jaarrekening plaats.

Kortlopende schulden

De kortlopende schulden bestaan uitsluitend uit nog te betalen crediteurenfacturen en reeds ingeboekte beschikkingen

Vermogenspositie

De algemene reserve daalt per 31 juli met ca. € 590.000 (het gerealiseerd financieel resultaat over de eerste 7 maanden van 2021). De eventuele verdeling van het resultaat over de bestemmingsreserves zal bij het opstellen van de jaarrekening worden gedaan. De totale omvang van het eigen vermogen bedraagt per 31 juli 2021 nog ca. € 585.000.